Email ứng tuyển là một trong những điểm tiếp xúc đầu tiên giữa ứng viên và doanh nghiệp. Trước khi đọc CV, nhà tuyển dụng có thể đánh giá mức độ cẩn thận và thái độ nghiêm túc của bạn thông qua địa chỉ email, tiêu đề, nội dung thư và cách trình bày hồ sơ đính kèm.
Một email ứng tuyển không cần quá dài, nhưng phải đúng thông tin, rõ ràng, lịch sự và đầy đủ. Dưới đây là những nguyên tắc sinh viên cần lưu ý trước khi gửi hồ sơ.
1. Sử dụng địa chỉ email nghiêm túc
Ứng viên nên sử dụng địa chỉ email có họ tên thật hoặc kết hợp họ tên với một dãy số ngắn. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ nhận diện và tạo cảm giác chuyên nghiệp.
Ví dụ phù hợp:
- nguyenvana@gmail.com
- nguyenvanan2004@gmail.com
Không nên sử dụng những địa chỉ email có biệt danh khó hiểu, cách viết thiếu nghiêm túc hoặc chứa quá nhiều ký tự đặc biệt, chẳng hạn:
- cobedangyeu123@gmail.com
- boycodon_forever@gmail.com
Bạn cũng nên kiểm tra tên hiển thị của tài khoản email. Tên hiển thị cần là họ và tên đầy đủ, được viết hoa đúng quy tắc.
2. Viết tiêu đề email đúng yêu cầu
Tiêu đề email giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng xác định ứng viên và vị trí được đề cập. Nếu tin tuyển dụng đã cung cấp cú pháp tiêu đề, bạn cần thực hiện chính xác theo hướng dẫn.
Trong trường hợp doanh nghiệp không quy định, có thể sử dụng cấu trúc:
[ỨNG TUYỂN] – Tên vị trí – Họ và tên
Ví dụ:
[ỨNG TUYỂN] – Thực tập sinh Marketing – Nguyễn Văn An
Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại tên vị trí. Tránh sử dụng một tiêu đề chung cho nhiều doanh nghiệp hoặc ghi tên vị trí khác với công việc đang tuyển.
3. Mở đầu bằng lời chào phù hợp
Lời chào thể hiện thái độ tôn trọng đối với người nhận. Nếu chưa biết tên người phụ trách, bạn có thể viết:
Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty ABC,
Nếu tin tuyển dụng cung cấp tên người phụ trách, hãy ghi đúng họ tên hoặc chức danh:
Kính gửi Anh/Chị Nguyễn Văn B – Chuyên viên Tuyển dụng Công ty ABC,
Không nên sử dụng những cách mở đầu quá thân mật hoặc chung chung như “Chào bạn”, “Hi công ty” hay “Gửi nhà tuyển dụng”.
4. Trình bày nội dung ngắn gọn và đầy đủ
Email ứng tuyển không phải là bản sao của CV. Nội dung thư chỉ cần giới thiệu những thông tin quan trọng để nhà tuyển dụng hiểu bạn là ai và lý do bạn gửi hồ sơ.
Email nên trả lời được các câu hỏi sau:
- Bạn là ai và đang học ngành nào?
- Bạn ứng tuyển vị trí nào?
- Bạn biết thông tin tuyển dụng từ đâu?
- Kỹ năng hoặc trải nghiệm nào giúp bạn phù hợp?
- Bạn đã gửi kèm những tài liệu gì?
- Nhà tuyển dụng có thể liên hệ với bạn bằng cách nào?
Nội dung nên được chia thành các đoạn ngắn, tránh viết thành một đoạn quá dài. Hạn chế sử dụng từ viết tắt, biểu tượng cảm xúc hoặc ngôn ngữ giao tiếp trên mạng xã hội.
Mẫu email ứng tuyển tham khảo
Tiêu đề: [ỨNG TUYỂN] – Thực tập sinh Marketing – Nguyễn Văn An
Nội dung:
Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty ABC,
Em tên là Nguyễn Văn An, hiện là sinh viên năm cuối ngành Marketing tại Trường Đại học Văn Hiến. Qua thông tin đăng tải trên website của công ty, em được biết Quý Công ty đang tuyển dụng vị trí Thực tập sinh Marketing.
Với kiến thức chuyên ngành, kinh nghiệm tham gia các hoạt động truyền thông sinh viên và khả năng sử dụng một số công cụ thiết kế cơ bản, em mong muốn được ứng tuyển và có cơ hội học hỏi, phát triển tại Quý Công ty.
Em xin gửi kèm CV để Bộ phận Tuyển dụng xem xét. Em rất mong có cơ hội trao đổi thêm về năng lực và mức độ phù hợp của bản thân đối với vị trí trong buổi phỏng vấn.
Em xin chân thành cảm ơn Quý Công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ.
Trân trọng,
Nguyễn Văn An
Số điện thoại: 09xx xxx xxx
Email: nguyenvana@gmail.com
Ứng viên có thể điều chỉnh mẫu trên theo từng doanh nghiệp và vị trí. Không nên sao chép nguyên nội dung rồi gửi hàng loạt mà chưa kiểm tra lại thông tin.
5. Đặt tên tệp đính kèm chuyên nghiệp
Tên tệp cần giúp nhà tuyển dụng nhận biết ngay tài liệu thuộc về ứng viên nào và được gửi cho vị trí nào.
Cấu trúc gợi ý:
CV_HoTen_ViTriUngTuyen.pdf
Ví dụ:
CV_NguyenVanAn_ThucTapSinhMarketing.pdf
Không nên sử dụng những tên tệp thiếu rõ ràng như:
- CVmoi.pdf
- CV_final.pdf
- CV_final_chinhthuc_lan3.pdf
- CV123.pdf
CV nên được lưu dưới định dạng PDF để hạn chế lỗi phông chữ, thay đổi bố cục hoặc mất hình ảnh khi mở trên thiết bị khác.
Nếu doanh nghiệp yêu cầu thêm bảng điểm, portfolio hoặc thư giới thiệu, hãy đặt tên từng tệp theo cùng một cấu trúc thống nhất.
6. Kiểm tra trước khi nhấn “Gửi”
Một phút kiểm tra có thể giúp bạn tránh những sai sót khiến hồ sơ bị đánh giá thấp. Trước khi gửi email, hãy rà soát:
- Địa chỉ email người nhận đã chính xác chưa?
- Tên doanh nghiệp có được ghi đúng không?
- Tên vị trí ứng tuyển có đúng với tin tuyển dụng không?
- Tiêu đề email có đúng cú pháp doanh nghiệp yêu cầu không?
- Nội dung có lỗi chính tả hoặc lỗi xưng hô không?
- CV và các hồ sơ cần thiết đã được đính kèm chưa?
- Tên tệp có rõ ràng và chuyên nghiệp không?
- Số điện thoại và email liên hệ có chính xác không?
- Các đường dẫn portfolio hoặc hồ sơ trực tuyến có thể truy cập được không?
Bạn có thể nhập địa chỉ người nhận sau cùng, khi đã hoàn tất nội dung và đính kèm hồ sơ. Cách này giúp hạn chế việc vô tình gửi email khi thư chưa được kiểm tra đầy đủ.
Những lỗi sinh viên thường gặp khi gửi email ứng tuyển
Một số hồ sơ có thể mất điểm ngay từ vòng đầu vì những lỗi tưởng như rất nhỏ:
- Ghi nhầm tên doanh nghiệp.
- Ứng tuyển vị trí không có trong tin tuyển dụng.
- Sử dụng tiêu đề email chung chung hoặc để trống.
- Chỉ đính kèm CV mà không viết nội dung thư.
- Quên đính kèm CV hoặc gửi nhầm phiên bản.
- Dùng cùng một email cho nhiều doanh nghiệp nhưng không điều chỉnh thông tin.
- Nội dung quá dài, thiếu trọng tâm hoặc sử dụng cách xưng hô không phù hợp.
- Gửi đường dẫn portfolio bị khóa hoặc yêu cầu quyền truy cập.
- Dùng chức năng CC để gửi hồ sơ cho nhiều doanh nghiệp cùng lúc.
Đặc biệt, việc ghi sai tên công ty hoặc vị trí ứng tuyển cho thấy ứng viên chưa kiểm tra hồ sơ cẩn thận. Sai sót này có thể khiến nhà tuyển dụng nghi ngờ mức độ quan tâm của bạn đối với cơ hội việc làm.
Email chuyên nghiệp bắt đầu từ sự cẩn thận
Một email ứng tuyển hiệu quả không cần sử dụng từ ngữ cầu kỳ. Điều quan trọng là thông tin chính xác, nội dung ngắn gọn, thái độ lịch sự và hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ.
Trước khi nhấn “Gửi”, hãy dành thêm một phút để đọc lại toàn bộ email dưới góc nhìn của nhà tuyển dụng. Sự cẩn thận trong bước nhỏ này có thể giúp bạn tạo ấn tượng tốt và tăng cơ hội được xem xét vào vòng tiếp theo.
Trung tâm Hợp tác Doanh nghiệp